Son zamanlarda okuduğum bazı makalelerde toplantıların gereksiz olduğuna ve zaman kaybı olarak değerlendirildiğine dair görüşler okuyorum. Bir çalışan olarak toplantıları iş çevresi içerisinde sosyalleşme imkânı olarak görmekle beraber, toplantıların doğru yapıldığında akılda kalan birçok soru işaretinin giderilmesine ve farklı fikirlerden yeni projelerin inşa edilmesine uygun bir ortam olarak görüyorum. Daha önce bu konuda “Yöneticiler İçin Verimli Toplantılar” başlıklı bir yazı yazmıştım. Şimdi ise bunun çalışan tarafından nasıl daha verimli bir hale getirilebileceğine ilişkin şahsi görüşlerimi sizlerle paylaşmak istiyorum.
1) Hazırlık yapın.
Eğer kurumsal bir işyerinde iseniz büyük ihtimalle toplantı gündemi en geç toplantıdan bir gün önce sizlerle paylaşılacaktır. Eğer toplantınızın verimli ve başarılı geçmesini istemiyorsanız toplantı gündemini sümen altı etmeden dikkatlice inceleyin. Toplantıda bir rapor veya herhangi bir doküman üzerinde tartışılacaksa mutlaka o dokümanı okumuş ve fikir edinmiş olun. Herhangi bir gündem maddesine ilişkin sizden yüzde 1 ihtimalle bile olsa istenebilecek bir doküman varsa bunu yanınızda bulundurun. Bu dokümanın önem derecesi yüksekse bir veya iki adet kopyasını da diğer kişilerin incelemek istemesine karşın yanınızda tutun. Eğer gündemde olmayan bir konuyu gündeme getirecekseniz ve bu toplantıya girmeden önce aklınıza geldiyse bunu da bir doküman haline getirmenizde fayda var.
2) Not alın.
Bazen katıldığım toplantılarda birçok kişinin not defteri olmadığını veya not almadığını görüyorum. Bu kişiler yakın arkadaşımsa merakıma yenilip, neden not tutmadıklarını sorduğumda ise “Benim hafızam kuvvetli, aklıma yazdım ben” gibi bir dönüş alıyorum. Hafızamız kuvvetli olsa da iş hayatının yoğunluğu ve üzerine sosyal hayatımızla ilgili konular eklendiğinde aklımız bir hayli karışmış oluyor. Böylece normalde unutmayacağımız en basit şeyi bile unutabiliyoruz. Hafızamızı yormaya hiç gerek yok. Yazıp, unutmamak bizi mahcup olmaktan kurtarır.
3) Toplantı tutanaklarını önemseyin.
Neredeyse katıldığımız her toplantı ile ilgili bir tutanak veya rapor düzenlenip, toplantıda konuşulanlar yazılı hale getiriliyor. Kurumsal yerlerde bu tutanaklar e-posta olarak tarafımıza iletiliyor. Bu tutanakları her ne kadar toplantıya katılamayanları bilgilendirmek veya prosedüre uymak için yazılmış metinler olarak görsek de bu tutanaklar hepimiz için önemli. Toplantı tutanaklarını okuyun, kendinizi ilgilendiren maddeleri işaretleyin. Bu kendi kendinizi takip etmenize kolaylık sağlayacak ve hiçbir görevi atlamadan tamamlamış olmanıza katkı sağlayacaktır.
4) Çalışma raporunu önemseyin.
Bu yazımda fazla dokümana boğduğumun farkındayım. Fakat, bence bir iş yerinde toplantıya katılıp, tutanağı okuyup, kendimize düşen görevleri tamamladıktan sonra bunu bir sayfalık bir rapor haline getirmek ve bir sonraki toplantıya eliniz dolu gitmek hoş bir davranış olacaktır.
Bu yazımda sizlere dört başlık altında katıldığınız bir toplantıyı kendiniz açısından nasıl daha verimli kılabileceğinize ilişkin görüşlerimi sizlerle paylaştım. Elbette bu liste daha da uzayabilir. Bu maddelere kendinizce eklemeler yapabilir, toplantılarınızda daha başarılı olmak için kendi tarifinizi oluşturabilirsiniz. Unutmayın ki sizin için en faydalı olan formül, kendi yapınızı keşfederek kendinize uygun oluşturduğunuz formüldür.
