Toplantılar, bazı kaynaklarda zaman alması nedeni ile verimsiz olarak görülse de, aslında fikir paylaşımı ve yapılacak işlerin iyi anlaşılması için önemlidir. Fakat, iyi planlanmış bir toplantı gayet verimli sonuçlar doğurabilir. Ayrıca, bana göre bir işin planlanması ve koordinasyon gereken işlerin sağlıklı yürümesi için verimli bir toplantı yapmak gerekir.
Peki verimli bir toplantı nasıl yapılır?
Bende bu yazımda sizlerle bir çalışan gözünden verimli bir toplantı nasıl olmalı konusunda naçizane birkaç öneri sunmak istiyorum. Toplantıyı, toplantı öncesi, toplantı esnası ve toplantı sonrası olmak üzere üç aşamaya bölerek anlatmaya çalışacağım.
İlk aşama toplantı öncesi.
- Önce kendi gündeminizi belirleyin.
Toplantıyı sırf rutinleştirmek için toplantı yapmak pek de verimli olmaya bilir. Bir toplantı yapmak istiyorsanız öncelikle görüşmek istediğiniz konuları yazın ve bu gündemin toplantı için yeterli olup olmadığını sorgulayın. Çok önemli bir konu değilse belki bunu birkaç e-posta ile çözebilirsiniz.
- Toplantının türüne karar verin.
Toplantı çok basit bir kavram gibi görünse de bir sürü çeşidi var. Hatta bu toplantı türlerini kurum içi ve kurumlar arası diye kategorize bile edebiliriz. Biz kurum içi toplantıları ele alalım. Kurum içi toplantı türleri; emir, bilgilendirme, istişare, kurul, koordinasyon ve ekip toplantıları olarak sıralanabilir. Görüşmek istediğiniz gündem doğrultusunda size en uygun toplantı türünü seçin.
- Katılımcıları belirleyin.
İster bir şirket olsun, ister bir sivil toplum kuruluşu yapılan bütün toplantılara herkesin katılması gerekmez. Toplantıya sadece ilgili kişileri çağırmak toplantınızın hem daha verimli olması hem de ilgisiz kişilerin orada vakit kaybetmemesi için önem arz etmektedir. Örneğin; satın alma ile ilgili bir toplantıya kurumsal iletişim departmanının katılmasına gerek yoktur.
- Zamanı belirleyin.
Birçok uzman toplantılar için en uygun zamanın öğleden sonraları olduğunu söylemekte. Toplantıları öğleden sonra yapmanın yanı sıra belirli bir zaman aralığında yapmanız da çok önemlidir. Katıldığım birçok toplantıda bir zaman kısıdı olmadığında konuşulan konuların gündem maddelerinden çok uzaklaştığına şahit oluyorum. Bu da toplantıların gereksiz yere uzamasına neden oluyor. Toplantıyı belirli bir saat aralığında planlamanız ve o saatlere riayet etmeniz zamanınızın boşa gitmemesini sağlayacaktır.
- Gündeminizi belirleyin ve katılımcılarla paylaşın.
İçerisinde; toplantının amacının, toplantı yeri ve saatinin, toplantı konusunun, toplantı türünün, toplantıya gelmeden okunması gereken dokümanların, toplantıya gelirken getirilmesi istenen dokümanların, katılımcıların toplantı başlangıç ve bitiş saatinin, hangi gündem maddesine ne kadar süre ayrılacağının detaylı bir şekilde belirtildiği bir doküman hazırlayın.
- Gündemi en az bir gün önceden paylaşın.
Toplantıyı son dakika duyurmak, astınızla görüşecek dahi olsanız pek de hoş bir durum değildir. Planlı bir toplantıyı en az bir gün önceden duyurmanız katılımcılara toplantı gündemi hakkında hazırlık yapma fırsatı vermiş olacaktır. Bu da toplantı içerisinde telefonla bilgi arama sorununu ortadan kaldıracağından toplantının daha verimli geçmesini sağlayacaktır.
Toplantı öncesinde özetle; bir gündem taslağı hazırlamaktan, toplantı türümüzü, katılımcılarımızı, zamanımızı belirleyip gündem dokümanı oluşturmaktan ve bu dokümanı en az bir gün önceden katılımcılar ile paylaşmaktan bahsettik.
İkinci bölüm; toplantı safhası:
- Toplantı ekibini oluşturun.
Verimli bir toplantıda; toplantıyı yöneten bir toplantı başkanı, görüşülen konular ve alınan kararları rapor haline getiren bir raportör, bir de zamanı kontrol etmek ve toplantı amacından saptığında uyarmak üzere bir kişi belirlenir. Toplantınızın verimli geçmesi için bu üç kişilik ekip önemlidir.
- Zaman kaybetmeyin.
Bir toplantının başarısı, hem vaktinde başlanıp hem vaktinde bitirilip hem de ulaşılmak istenen amaca ulaşılıp ulaşılamadığı ile ölçülür. Zaman kaybetmemek için gündem maddeleri üzerinde görüşmeleri tamamlamadan başka bir konu konuşulmasına izin vermeyin. Gündem maddeleri üzerindeki görüşmeleri her gündem maddesi için ayırdığınız süre içerisinde bitirmeye çalışın.
- Toplantıyı bitirmeden özetleyin ve bitirin.
Tüm gündem maddelerinin görüşülmesi bittikten sonra toplantı başkanı tarafından alınan kararlar hızlı bir özet şeklinde bildirilmelidir. Bu uygulama, toplantının sonucunun net bir şekilde görülmesine ve amaca ulaşılıp ulaşılamadığının görülmesine katkı sağlar. Özet yapıldıktan sonra eğer bu toplantının devamı gelecekse veya bu rutin bir toplantıysa (Örneğin; haftalık değerlendirme toplantısı gibi) bir sonraki toplantının gününü ve saatini bildirerek toplantıyı sonlandırın.
Üçüncü ve son safhada ise; toplantı notlarının tüm katılımcılara ulaştığından ve alınması gereken aksiyonların alındığından emin olun.
Bu yazımda sizlerle verimli bir toplantıda neler olması gerektiği hakkında düşüncelerimi paylaştım. Bir toplantının verimi, o toplantıyı planlayanların ve yönetenlerin elindedir.
