Zaman yönetimi, tüm insanlık için eşit olan tek şeyin yani zamanın en etkili ve verimli bir biçimde kullanılması için önem arz eder. Daha önce paylaştığım Başarının Anahtarı: İş – Yaşam Dengesi başlıklı yazımda zaman yönetiminin hayatımızı nasıl etkileyeceği hususunda birkaç cümle yazmıştım. Bu yazımda sizlerle bu önemli konuyu biraz daha derinlemesine ele almaya çalışacağım.
Başta da söylediğim gibi hiçbir ayrım gözetmeksizin tüm insanlara eşit olarak verilmiş tek şey zamandır. Herkesin bir günü yirmi dört saat. O zaman asıl olan zamanın miktarından ziyade, etkili kullanıp kullanamamaktır. Bu zamana kadar zamanı iyi yönetememiş olabilirsiniz. Fakat bu zamandan sonra kendinizi tanıyarak kendinize en uygun adımlarla etkili bir zaman yönetimi yaparak daha başarılı olmak elinizdedir. Kendimce önemli olarak gördüğüm birkaç tavsiyeyi zaman yönetiminizi kolaylaştırması amacı ile sizlerle paylaşmak istiyorum.
Tavsiye 1: Plan yapın.
İster bir kağıt kullanın, ister ajanda, ister ücretli bir program… Ne kullanırsanız kullanın ama mutlaka plan yapın. Bu planın yazılı olması önemli. Çünkü yapmak istediklerimizi aklımızda tutmaya kalktığımız zaman unutabiliyoruz. Yapacağımız işler netleştikçe günlük, haftalık, aylık ve hatta yıllık planlar yapmamız bizi daha iyi hissettirecektir. Çünkü birçok işimizi unutmadan, zamanını geçirmeden yapabiliyoruzdur. Özellikle günlük planlarımızın ince ince yapılması gerekir. Örneğin saat 10.00’da işe başlayacak bir kişi, işe gitmeden önce yapacağı işleri de (Duş almak, kahvaltı yapmak, işe başlamadan haberlere göz atmak, trafikte geçecek zaman) plana dahil ederek kendine uyanma saatini 07.00 olarak belirlediği takdirde işe geç kalmayacak ve mesaiye daha motive bir şekilde başlayacaktır. Bir yıl önce bu planlamayı yapmaya başladığımda aslında gün içerisinde vakit bulup da yapamamaktan şikayet ettiğim kitap okuma, film izleme, kendime ve aileme vakit ayırma gibi birçok aktiviteye aslında bir sürü zaman kaldığını gördüm.
Tavsiye 2: Önceliklerinizi belirleyin.
Gerçekçi olmak gerekir ki bir gün içerisinde yaptığımız her iş yüksek önemli olmaya biliyor. Ama önümüzde iş biriktikçe moralimiz bozuluyor, mutsuz oluyoruz. Bunun kolay bir yolu ise işleri aciliyet ve önem derecesine göre sınıflandırmak. Örneğin önünüzde raporlaştırılması gereken beş ayrı konu var. Bunların ikisini üç gün sonra, üçünü ise haftaya teslim edecekseniz sizin önceliğiniz tabii ki üç gün sonra teslim edeceğiniz iki rapor olacak. Bu iki raporun içerisinden de en önemli raporu seçip ondan başlayabilirsiniz. Elbette ki diğer raporlar içerisinde de çalışacaksınız. Ama bu önemli ve kısa zaman içerisinde teslim edilecek iki rapora vaktinizin en büyük payını vermeniz gerekiyor.
Tavsiye 3: Dikkatinizi dağıtacak şeyleri azaltın.
Planınızı yaptınız, öncelik belirlediniz, şimdi sıra çalışmakta. Ama ne yazık ki gelen telefonlar, mailler, vakitsiz ve amaçsız gelen misafirler gibi birçok dikkat dağıtıcı etken var. Bunları tamamen ortadan kaldıramasak da azaltmak elimizde. Öncelikle telefonunuzu sessiz konuma getirin. Gözünüzün önünde ama sessiz konumda olsun. Böylelikle haber uygulamalarından veya arkadaş gruplarından gelen bildirimleri görmeyip, işinize odaklanmanızı sağlamış olacaksınız. Bazen arkadaşlarımız sırf sohbet etmek için önemi olmayan telefon görüşmeleri veya ziyaretlerle vaktimizi alabiliyor. Ama planınız yoğun ve yapmanız gereken bir sürü iş varsa kibarca müsaade istemek gerekir. Ayrıca eğer çok önemli bir mail trafiğine sahip değilseniz mail uygulamanızı açık tutmayın.
Tavsiye 4: Sosyal medyadan uzak durun.
Maalesef ki teknolojinin ilerlemesi ile sosyal medya çağımızın vebası haline geldi. Bana göre madde bağımlılığından da tehlikelidir sosyal medya bağımlılığı. Çünkü herkes kullandığı için bağımlı olduğunuzun farkına bile varmazsınız. Ama gün sonunda baktığınızda zamanınızın çoğunu sosyal medyada amacı olmadan gezinirken geçirdiğinizi görürsünüz. Bu nedenle sosyal medya kullanımınızı azaltın. Bunun yerine hem iş hayatınızda hem de özel hayatınızda koyabileceğiniz bir sürü şey var.
Tavsiye 5: İşinizin olmadığı toplantıya girmeyin.
Bir dönem çok fazla toplantıya girmenin çok iyi bir şey olduğunu zannediyordum. Ama sonradan böyle olmadığını gördüm. Eğer bir toplantıda sizi ilgilendirecek, bilgi almanızı veya vermenizi gerektirecek bir durum yoksa girmeyin. Bu size bir şey katmadığı gibi vaktinizin heba olmasına neden olacaktır.
Bu yazımda sizlere beş başlık altında etkili zaman yönetimi deneyimlerimi aktarmaya çalıştım. Zamanınızı yöneterek ailenize, sevdiklerinize ve en önemlisi kendinize vakit ayırabilirsiniz…
